Lista procedure - intranet

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Questa pagina contiene l'elenco principale di tutte le procedure aziendali a cui attenersi.


VARIAZIONI IN CORSO D'OPERA IN COMMESSA.
Stige dispone di un modulo del Gestionale Proto che traccia tutte le non conformita' da attribuire alle commesse: QUAL. Usato per le lastre rifatte, rottura carta e cosi' via. Questo modulo e' totalmente integrato a Proto PREV, COMM e CONS. Infatti da ogni commessa, consuntivo e preventivo e' possibile condividere le segnalazioni. Questo significa che tutti coloro che fanno parte della gestione della commessa possono in qualsiasi momento vedere eventuali segnalazioni fatte. E' fondamentale segnalare al Sig. Abbiento "via mail" (per avere una traccia) qualsiasi variazione in corso d'opera sulle commesse per capire e giustificare eventuali costi extra, commesse in perdita, margine di ricavo diverso tra preventivato e prodotto, e cosi' via.

ADDEBITO FORNITORI PER NON CONFORMITA'.
Il Sig. Abbiento comunichera' via mail tutte le informazioni dell'accordo preso con il fornitore (modalita' di pagamento / compensazione) all'Ufficio Amministrazione. Successivamente l'ufficio Fatturazione Attiva si preoccupera' della fase seguente: emissione fattura di addebito, trasmissione al fornitore (in cc Abbiento e Rossero per presa visione) e coinvolgimento dell'Ufficio Fatturazione passiva.

GESTIONE DDT.
In tutti gli ordini fatti specificare "da consegnare all'Attenzione di" in modo tale che alla consegna si sappia gia' a chi deve andare la merce. Tutti i DDT vanno firmati da chi ritira con firma leggibile e riconducibile alla persona. I due punti di raccolta DDT sono: Ufficio Igor (magazzino) e Ufficio Rizzati.

OGGETTO MAIL PER CONTENUTI DI COMMESSE E PREVENTIVI.
Inserire sempre all'interno dell'oggetto della mail il numero della commessa o il numero di preventivo (in base al contenuto). Nel caso di mail arrivata dall'esterno e quindi con oggetto gia' esistente prego completarlo con lo stesso criterio.

ORDINI DI TRASPORTO.
Gli ordini di trasporto all'Ufficio Logistica vanno fatti in formato digitale usando sempre il foglio di base che attualmente gia' si utilizza. Importante anche segnalare sempre e correttamente il titolo nei prodotti in commessa in modo da non rallentare successivamente la generazione dei documenti di trasporto.

GESTIONE INTERVENTI FORNITORI DI SERVIZI.
Per snellire la gestione degli interventi dei vari fornitori esterni (ovvero le Societa' che svolgono manutenzioni, riparazioni, ecc. qui in Azienda) e' necessario avere una sequenza documentale lineare e corretta. Accettato il preventivo (firmato dal Responsabile di riferimento) e svolto il lavoro (deve essere richiesto sempre il rapporto di lavoro e anche questo firmato dal Responsabile) il tutto andra' consegnato in Amministrazione.

NOTE SPESE / GIUSTIFICATIVI.
Le note spese per chi viaggia e/o comunque per chi deve giustificare le spese sostenute con carte / contanti Stige devono essere fatte regolarmente sulla busta che viene consegnata dall'Amministrazione e non piu' su fogli "personali".

ALLEGATI e NOTE PREVENTI / COMMESSE.
Il Gestionale Proto consente di allegare file all'interno dei preventivi / commesse in modo tale che siano condivisi a tutti. I file che vengono collegati contengono sempre le informazioni utili per completare le note, come ad esempio impostazioni di lavoro, note fornitore, ecc. che rendono quindi importante e indispensabile la consultazione dei loro contenuti. Esistono dei campi in proto-comm come Note uso interno, Note raccolta dati, Note consuntivo + tasto visione Proto Qual che nascono con l'intento di condividere tutte le informazioni utili. Bisogna segnalare tutte le variazioni in corso d'opera e/o le cose che non hanno funzionato, ecc. Segnalare nelle note delle commessa sempre il tipo di carta e la mano per agevolare.

INFORMAZIONI SUI PREVENTIVI E COMMESSE.
Il gestionale Proto e' libero a tutti i dipendenti per cui le informazioni sono a disposizioni di tutti. Si prega, nei casi in cui si vogliano avere informazioni sui preventivi o sulle commesse, di usare appunto il gestionale evitando traffici di mail / telefonate che richiedono piu' tempo e non agevolano il flusso di lavoro. Salvo casi particolari quindi cercare le info direttamente dal sistema.

VERIFICA COMMESSE.
Si prega tutti coloro che effettuano i controlli sulle commesse (internamente chiamati bolloni) che vengono consegnati dal Sig. Fusco / Sig. Bruno di evitare troppo gap tra consegna e verifica dei dati, perche' si va a rallentare la fatturazione delle stesse e di conseguenza a volte anche i bilanci che Stige effettua regolarmente.

DATA FINE COMMESSE.
E' molto importante (obbligatorio) inserire sempre la data fine nelle commesse.
Questo per motivi sia di bilancio di fine anno sia per i bilanci trimestrali / semestrali che vengono presentati alla proprieta' regolarmente. Il non inserimento della corretta data fine nella commessa genera molteplici rallentamenti se non errori nei calcoli.

RIDUZIONE DI TIRATURA.
1. Il capo commessa e' tenuto sempre e il piu' tempestivamente possibile nel comunicare a Laura / Giuseppe quando si verifica una delle seguenti casistiche: riduzione di tiratura, commessa annullata con carta gia' acquistata e variazione acquisto carta che cambia dalla richiesta originale, inviando una mail con il numero di commessa a entrambi; 2. Sara necessario sollecitare da parte dei capi commessa con una certa cadenza tutte quelle commesse in stand-by per capirne il seguito. 3. In parallelo al punto 1. i capi commessa saranno tenuti a non operare piu' sulla cancellazione degli impegni chiedendo di fare l'operazione desiderata sempre a Laura / Giuseppe. 5. Nota per i commerciali: per i clienti che abbassano la tiratura creando dei residui carta ci saranno due possibilita': la prima e' che facciano utilizzare il residuo entro 90 giorni e comunque non oltre il cambio anno solare (ovvero ogni situazione di riduzione di tiratura va gestita e risolta entro il 31/12 di ogni anno). La seconda e' di far pagare tutta la carta fatta acquistare (con ricarico a Stige).
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